STANDARD OPERATING PROCEDURES

Tugas Dan Tanggung Jawab :

Check in Prosedure

Langkah kegiatan :

1. Stand by didalam counter setiap saat
2. Tersenyum sebelum tamu datang ke counter
3. Ucapkan selamat datang dan menawarkan bantuan kepada tamu
4. Tanyakan pada tamu apakah sudah membuat reservation atau belum
5. Apabila sudah reservasi tanyakan nama  : check “Today Expected Arrival List” di computer/ obtain
6. Apabila belum reservation jelaskan untuk available kamar berikut harga dan fasilitas dengan menjelaskan dari type dan harga kamar yang paling tinggi ( up selling)
7. Menjelaskan fasilitas hotel dan program atau kerjasama dengan provider lain.
8. Meminjam kartu identitas ( Ktp, Sim, Pasport ) untuk diisikan ke Registration Form” mintalah tamu menandatangani registration form.
9. Tanyakan mengenai sistem pembayaran : Cash, Credit card, GL, Voucher.
10. Mintalah deposit minimal untuk satu malam ( 1,5 dari total transaksi )
11. Jika pebayaran dilakukan cash dibuatkan cash receipt ( lembar putih untuk tamu, lembar merah untuk receptionist, lembar biru untuk Front Office Cashier dengan disatukan dengan uang deposit tersebut, pastikan jumlah uang sesuai).
12. Jika pembayaran dilakukan kartu kredit, kartu kredit di sale atau open kemudian ditandatangani oleh Tamu satukan dengan copy registrasi yang ada di FOC.
13. Mintalah nomor telephone/handphone, alamat email, tanyakan mengenai karcis/tanda parkir kendaraan, nomor kendaraan.
14. Block kamar sesuai dengan reservation blok pada “Room Rack”
15. Siapkan kunci kamar dan guest card, breakfast coupon, welcome drink coupon, cash receipt
16. Jelaskan pada tamu mengenai :

-          Nomor kamar

-          Jumlah tamu yang datang sesuaikan dengan reservation 

-          Tawarkan extrabed jika over pax

-          Fasilitas yang didapat oleh tamu

-          Waktu Check out

17. Repeat
18. Memanggil “Bell Service” dan memberikan kunci untuk diantar ke kamar
19. Ucapkan selamat istirahat dan menikmati fasilitas selama tinggal di Hotel Puteri Gunung dengan menyebutkan nama tamu.
20. Last greeting
21. Input data ke komputer dan memberikan 1 copy registration form ke Front Office Cashier
22. Pastikan data yang di input lengkap