Tugas Dan Tanggung Jawab : Telephone Manner

Langkah Kegiatan :

1. Jawab setiap telepon dengan segera secara tepat :

§   Angkat gagang telepon secepatnya, tidak lebih dari tiga kali berdering

§   Dengan penuh perhatian dan jawab dengan benar

§   Minta maaf bila terlambat mengangkat

2. Utarakan Jati diri :

§   Greeting, jati diri, tawarkan batuan

§   Jangan mengatakan “Hallo” atau kata-kata kasar

      3.   Jangan bicara sambil makan / menguyah makanan

4.   Bicara dengan tenang dan menyenangkan :

§   Gunakan suara normal

§   Jangan bicara telalu keras/pelan/lambat/cepat/berteriak

5.  Penuh ingin rasa membantu / sopan : Apa  yang dapat  kami bantu ?

6.      Selalu siap dengan buku catatan dan pensil :

§   Cacat yang penting

§   Di ulang untuk meyakinkan tamu

7.      Dengarkan dengan penuh perhatian

8.      Ada / tidak ada permintaan, informasikan perkembangannya :

Informasi langsung telephone / pesan

9.      Gunakan alphabet yang umum

10.  Gunakan “Magic Words”

11.  Tutuplah pembicaraan dengan sopan :

§   Ucapkan terima – kasih

§   Penelpon agar menaruh / menutup dulu teleponnya.